Sisäinen auditointi – auditoinnin hyödyt ja auditoijan rooli

Sisäinen auditointi – voimavara vai velvollisuus?

Sisäinen auditointi organisaatiossasi. Auditoija saapuu paikalle iloisena ja luo positiivisen ilmapiirin. Hän on valmiina tekemään yhteistyötä ja auttamaan organisaatiotanne huomaamaan kehitettäviä asioita ja tunnistamaan uusia mahdollisuuksia.

Hetkinen, hän ei olekaan täällä nuuskimassa ja vain osoittelemassa virheitä?

Auditoijaan saatetaan liittää monenlaisia ennakkoasenteita kuten vastustusta ja pelkoa. Samalla, kun auditoijan pitää olla perehtynyt jatkuvasti muuttuviin säännöksiin ja standardeihin, auttaa hyvä auditoija organisaatiota myös ymmärtämään, kuinka sisäiset auditoinnit ja innostavaan auditointikulttuuriin panostaminen voivat olla voimavara, ei taakka, ja jopa investointi organisaation menestykseen.

Auditoijan rooli ei ole helppo, mutta sisäinen auditointi on parhaimmillaan voimakas työkalu organisaation kehittämisessä ja jatkuvassa parantamisessa. Kun auditointikulttuuri on innostava, muuttuu sisäinen auditointi velvollisuudesta yrityksen voimavaraksi.

Innostava auditointikulttuuri ja auditoijan rooli

Auditoijan tehtävä on tunnistaa organisaation vahvuuksia ja auttaa niiden hyödyntämisessä. Näin auditoija voi tarjota räätälöityjä suosituksia, jotka tukevat organisaation erityistilannetta ja tavoitteita.

Auditoija on eräänlainen opas ja tukija, ei pelkästään puutteiden osoittelija. Kun auditoija ja organisaatio työskentelevät yhdessä avoimessa, innostavassa ilmapiirissä, syntyy todellinen mahdollisuus toteuttaa jatkuvan parantamisen mallia.

Toimintakulttuuri, jossa sisäisiä auditointeja ei pelätä, vaan ne nähdään mahdollisuutena kasvuun ja kehittymiseen, luo avoimen ympäristön, jossa kaikki voivat osallistua ja jakaa tietoa. Tehokas viestintä, avoin vuoropuhelu ja yhteistyö auditoijan ja organisaation välillä mahdollistavat molemminpuolisen ymmärryksen tavoitteista ja tarpeista.

Perinteinen sisäinen auditointi

Auditointitapahtuman järjestämisen syyt ja odotetut hyödyt jäävät selkeästi kertomatta organisaation eri tasoilla.

→ Tämä johtaa siihen, että työntekijät alkavat spekuloimaan itsekseen auditoinnin syitä ja inhimilliseen tapaan alkavat kokea joutuneensa silmätikuksi.

Epäluulon vallassa päätetään, että kerrotaan auditoijalle mahdollisimman vähän.

→ Tämä johtaa siihen, että auditoijalta jää organisaatiosta isompi kuva hahmottamatta ja hän juuttuu sen tähden pikkuasioihin.

Pikkuasioita vilisevä auditointiraportti ärsyttää organisaation kaikkia sidosryhmiä, koska ymmärretään, että pikkuasioiden korjaaminen on vain väliaikaista oireiden lievittämistä.

→ Poikkeamien juurisyihin ei päästä kiinni ja näin ollen oikeasti kehittävä muutosehdotus jää toteuttamatta ja auditoinnin tavoitteena olevaa jatkuvaa parannusta ei oikeasti tapahdu.

Kun edellisen auditoinnin pikkuasiat on korjattu, järjestetään uusinta-auditointi, jonka myötä korjattavaksi tulee jälleen liuta pikkuasioita.

→ Organisaation kaikkia sidosryhmiä alkaa todenteolla harmittaa, koska edistystä ei näytä tapahtuvan. Seuraava auditointitapahtuma järjestetään ainoastaan pakon edessä. Turvallisuuskulttuuri on ottanut monta askelta taaksepäin.

Jatkuvan parantamisen sisäinen auditointi

Auditointien tekeminen suunnitellaan osaksi jokavuotista ohjelmaa ja perustellaan selkeäsanaisesti hyödyt edellä.

→ Tämä johtaa siihen, että arviointien tekemisestä tulee osa tavanomaista arkea, jota prosessinakin parannetaan jatkuvasti.

Auditoinnissa mukana olemista ja niiden tekemistä pidetään osana lähes jokaisen työnkuvaa.

→ Tämä johtaa siihen, että työntekijät ovat sitoutuneempia koko prosessiin.

Auditointiraporttiin saadaan laadukasta sisältöä, koska työntekijät ovat vahvasti mukana sen laatimisessa ja tuntevat organisaationsa paremmin kuin ulkoinen arvioija.

→ Vieraileva ulkoinen arvioija tuo kuitenkin tärkeän lisän arviointitiimiin eli uudet silmät, joista on hyötyä yhteistuumin tehdyissä arvioinneissa.

Auditointiraporttiin kirjatuista poikkeamista, hyvistä käytännöistä sekä parannusehdotuksista saadaan sisältöä organisaation eri sidosryhmien työlistoille.

→ Työlistat ja tehtävien vastuuttaminen eri ihmisille vie organisaatiota oikeasti uuteen suuntaan kerta toisensa jälkeen. Seuraavaa auditointia odotellessa, turvallisuuskulttuuri on luultavasti mennyt jo monta askelta eteenpäin.

Sisäisen auditoinnin hyödyt

Haluat auttaa yrityksiä ja organisaatioita jatkuvan parantamisen polulle, sillä tehokkaasti toteutetut sisäiset auditoinnit tuovat organisaatiolle monia hyötyjä.

Ne toimivat moottorina jatkuvassa parantamisessa, riskienhallinnassa ja laadun varmistamisessa.
Organisaatio voi havaita prosessien pullonkaulat, tehostaa toimintaansa ja saavuttaa strategiset tavoitteensa tehokkaammin.
Sisäiset auditoinnit myös varmistavat, että organisaatio noudattaa sovellettavia standardeja ja säädöksiä.
Ne toimivat tehokkaana työkaluna johdolle päätöksenteossa ja auttavat organisaatiota pysymään kilpailukykyisenä muuttuvassa liiketoimintaympäristössä.

Kummalla mallilla sinä teet seuraavan sisäisen auditointisi, perinteisellä vai jatkuvan parantamisen mallilla?

Haluaisitko kehittyä taitavaksi sisäiseksi auditoijaksi?

Sisäinen auditointi uudella konseptilla

Sisäinen auditointi -koulutuksessa opit tekemään auditointeja uudella konseptilla. Suunnittelimme uuden mallin, jotta organisaatiot saisivat syvällisempää sisältöä ja siten parempaa vaikuttavuutta toiminnan jatkuvaan kehittämiseen. Tämä koulutus tekee sinusta auditoijan, jonka toteuttamaan auditointiin suhtaudutaan innostuneesti ja havainnot otetaan vastaan kiitollisina.

Ilmoittaudu nyt!

Tukea sisäisiin auditointeihin?

Me Rambollilla suosittelemme säännöllistä EHS-vaatimustenmukaisuuden arviointia, kun haluatte enemmän vaikuttavuutta sisäisiin järjestelmäauditointeihinne. Kahden arvioinnin mallillamme päästään syvemmälle mahdollisten poikkeamien juurisyihin ja sen johdosta myös laadukkaampiin kehitysehdotuksiin. Valmentavalla otteella toteutettu yhteisarviointi nostaa organisaation työntekijöiden sitoutumista ja edesauttaa jatkuvan parantamisen toteutumista. Kun positiivisesta kehityksestä on näyttöä yhä useampien hyvien käytäntöjen havainnoimisena ja esiintuomisena, on organisaation turvallisuuskulttuuri toivotusti nousujohteisella polulla. Rambollin asiantuntijoiden tehtävä on auttaa organisaatioita ohjautumaan tälle kehityspolulle, sillä se johtaa kokonaisvaltaisesti kestävämpään toimintaan. Ota yhteyttä niin mennään yhdessä kohti kestävämpää tulevaisuutta!

Soita, lähetä sähköpostia tai ota yhteyttä sivun lopussa olevalla yhteydenottolomakkeella.

Miten voimme auttaa?

Nina Cross

Product Owner - EHS Compassncross@ramboll.com +358 40 572 4105Finland

Petri Heittola

Product Manager - Safety Engine | HSEQ Managing Consultantpetri.heittola@ramboll.fi +358 40 0673722Finland