Internal_audits_shutterstock_578815684

JOHDON KATSELMUKSEN AIKAJOHDON KATSELMUKSEN AIKA

AIKA VALMISTELLA JOHDON KATSELMUSTA JA ANALYSOIDA MENNYTTÄ VUOTTA

Monissa organisaatioissa yksi HSEQ–asiantuntijan tärkeimmistä tehtävistä on valmistella johdon katselmus. Miten valmistautua, miten tehdä tilaisuudesta antoisa ja sellainen, että siitä on hyötyä johtamisjärjestelmän kehittämiselle ja vaikuttavuudelle? Onko katselmus HSEQ–asiantuntijan yksipuhelu ja kymmenien pp– kalvojen esittely vai ylimmän johdon tilaisuus osoittaa sitoutumisensa järjestelmään ja osallistua analysoimaan järjestelmän vaikuttavuutta ja haluttujen tulosten saavuttamista? Ja päättää tulevista parannustoimenpiteistä? Tässä artikkelissa pohditaan asiaa ISO9001, ISO 14001 ja ISO 45001 –näkökulmista.

MILLAINEN ON HYVÄ JOHDON KATSELMUS?

Tuloksekkaan johdon katselmuksen edellytykset ovat samat, kuin minkä tahansa muun hyvän kokouksen edellytykset. Sovittu asialista, etukäteen valmistellut asiat, osallistujat tutustuvat aineistoon etukäteen, kaikki ovat sovitusti läsnä kokouksessa, keskittyvät kokouksen asioihin ja osallistuvat keskusteluihin ja pohdintaan.

Ylimmän johdon tulee ottaa kantaa siihen, onko järjestelmä edelleen soveltuva, tarkoituksenmukainen ja vaikuttava haluttujen tulosten saavuttamisen kannalta.

Johdon katselmuksessa luodaan katsaus johtamisjärjestelmän kokonaistilanteeseen ja menneeseen kauteen. Siellä summataan tehdyt toimet ja arvioidaan niiden vaikuttavuutta. Mitä pitäisi mahdollisesti tehdä toisin?

Standardien tarkoittama johdon katselmus voidaan tehdä yhdessä tai useammassa kokouksessa. Käsiteltävät asiat on määritelty standardeissa (ISO 9001, ISO 14001 ja ISO 45001)

MITÄ ASIOITA JOHDON KATSELMUKSESSA PITÄÄ KÄSITELLÄ?

Johdon katselmuksen asialista:

  • aiemmissa johdon katselmuksissa käynnistettyjen toimenpiteiden seuranta
  • johtamisjärjestelmän kannalta olennaisten ulkoisten ja sisäisten asioiden muutokset, kuten:
  • toimintaympäristön muutokset, asiakas- sidosryhmämuutokset
  • esim. henkilöstökyselyt, osallistuminen (erityisesti TTT)
  • asiakaskyselyt, markkinointitutkimukset
  • sidosryhmien tarpeet ja odotukset
  • lakisääteiset ja muut vaatimukset, status ja muutokset
  • tavoitteiden saavuttamisen taso
  • riskit ja mahdollisuudet, muutokset
  • politiikan noudattamisen taso
  • poikkeamat, korjaavat toimenpiteet, tilanne
  • seurannan ja mittausten tulokset
  • auditointien tulokset, auditointisuunnitelmat
  • järjestelmän ylläpitoon vaadittujen resurssien riittävyys
  • olennainen viestintä sidosryhmien kanssa
  • jatkuvan parantamisen mahdollisuudet

JÄRJESTELMÄN VAIKUTTAVUUS

Vaikuttavuuden perusedellytyksiä on se, että järjestelmään on tunnistettu juuri oman organisaation (liike)toiminnan kannalta oleelliset asiat. Tässä ylimmän johdon ja liiketoimintajohdon osallistuminen on erittäin tärkeää. Millaisia riskejä ja mahdollisuuksia on laatu- ympäristö- ja työterveys– turvallisuusnäkökulmasta? Merkittävimmät ympäristövaikutukset, suurimmat onnettomuusriskit ja vaaranpaikat? Asiakasodotukset? Mikä voi uhata meitä? Millaisia mahdollisuuksia tulevaisuus voi tuoda tullessaan? Miten meidän pitää varautua, vähentää riskejä / muuttua?

Miten valmistautua ja valmistella, jotta kokous olisi hyvä?

Suorituskyvyn ja vaikuttavuuden arviointia varten olisi hyvä jo etukäteen analysoida tietoa siitä, mitä havainnot ja mitatut asiat tarkoittavat juuri meille? Mikä on mennyt hyvin, missä tarvitaan enemmän panostusta? Mitä esimerkiksi sisäisten auditointien tulokset kertovat? Onko poikkeamat korjattu ajallaan, jos ei, niin miksi?

Näin johdon katselmuksessa voidaan suoraan päästä keskustelemaan mahdollisista juurisyistä ja johto osaa tehdä päätöksiä tarvittavista parannustoimenpiteistä.

Tarvittava tieto olisi hyvä olla helposti saatavilla ja aina ajan tasalla. Näin aika riittää myös itse tiedon keräämisen ja koostamisen lisäksi myös analyyseihin, joita tarvitaan vaikuttavan järjestelmän kehittämiseen.

LAWLY JOHDON KATSELMUKSEN TUKENA

VAATIMUKSET JA NIIDEN SEURANTA YHDESSÄ PAIKASSA!

LAWLY-palvelun pohjimmainen ajatus on aina ollut tarjota mahdollisimman helposti ymmärrettävää sisältöä hankalaksi koetuista aiheista. Olemme suodattaneet lainsäädännöstä keskeiset kohdat ja kirjoittaneet ne selkokielellä konkreettisiksi vaatimuksiksi. Tämä tarjoaa kenelle tahansa mahdollisuuden muodostaa käsityksen toimintaa sitovista lakivelvoitteista.

Nyt LAWLYn on myös tuotu ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 45001-standardien sisältö ja mahdollisuus tehdä GAP-analyysi ja seurata myös standardien vaatimuksenmukaisuuden täyttymistä. LAWLYn voi tuoda ja siellä seurata myös asiakas- ja sidosryhmävaatimuksien täyttymistä.

Yhdistämällä nämä laatu-, ympäristö- ja työturvallisuusjohtamisen vaatimussisällöt LAWLYN auditointityökaluun, saadaan erinomainen työkalu johtamisjärjestelmän tason ja vaatimustenmukaisuuden arviointiin.

NOPEASTI JA HELPOSTI MITTARIT JA YHTEENVEDOT KATSAUKSIIN JA KOKOUKSIIN

LAWLYn etusivulle voi jokainen käyttäjä suunnitella oman mittaristonsa ja yhteenvedon järjestelmän tilanteesta. Näin myös ylimmällä johdolla voi olla koko ajan ajantasainen kuva HSEQ–järjestelmän tilasta kuten vaatimustenmukaisuudesta, sovittujen toimenpiteiden toteutuksesta ja näin ollen parempi mahdollisuus ottaa kantaa järjestelmän vaikuttavuuteen. Johdon katselmuksiin tarvittavat yhteenvedot ja analyysit saadaan LAWLYn avulla tehdyksi helposti, läpinäkyvästi ja luotettavasti.

Mikäli organisaatio vielä suunnittelee johtamisjärjestelmän käyttöönottoa, toimii LAWLYn GAP-arviointi erinomaisena lähtötilanteen kartoituksena ja sen tulokset tarjoavat valmiin työlistan tarvittavista toimenpiteistä sertifiointivalmiuden saavuttamiseksi. Sertifioiduille organisaatioille uudet ominaisuudet tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden esimerkiksi uudistaa sisäisen auditoinnin menettelyjä. Palvelumme on ISO 9001-, ISO 14001- ja ISO 45001-standardien mukainen.

Tarjoamme myös johtamisjärjestelmän kehittämiseen liittyviä asiantuntijapalveluita. Voimme auttaa mm. GAP-arviointien tai organisaation sisäisten auditointien toteuttamisessa sekä henkilökunnan kouluttamisessa.

Anu Rinkinen

Senior HSEQ Consultant, HSEQ Manager
Digital and Education
anu.rinkinen@ramboll.fi